Ben ritrovati a tutti con questa seconda parte del mio guest post su Blographik.
L’argomento su cui si è sviluppata l’idea di questo articolo riguarda la gestione e l’organizzazione del proprio tempo online.
Dai commenti del precedente articolo sono emerse alcune considerazioni interessanti, e si è immediatamente aperta una discussione sull’utilizzo della posta elettronica.
Ecco dunque l’argomento di questa settimana:
Gestione della corrispondenza via email
di Nicola Boschetti
2) Rispondere alle E-Mail: gestione della corrispondenza.
La posta elettronica è lo strumento per eccellenza, nelle comunicazioni del nuovo millennio.
Se fino a qualche tempo fa potevamo gestire la nostra piccola casella di posta con semplicità, oggi un tecnico informatico che svolge la propria attività online deve giostrarsi giornalmente con decine di messaggi.
Un altro fattore da considerare è la quantità di caselle di posta da controllare:
con l’aumento dei nomi di dominio sotto la propria gestione, e con la quantità di caselle “free” che ognuno di noi finisce per avere, non è infrequente ritrovarsi a dover leggere 10-15 o anche più caselle di posta, ognuna delle quali può arrivare a ricevere decine di messaggi al giorno.
Occorre dunque trovare il modo migliore per organizzare la raccolta dei messaggi in un unico applicativo.
- La posta via Web:
GMail ci ha insegnato come può essere gestito in modo ottimale un applicativo di webmail, ovvero di posta tramitce interfaccia web (browser); se possiedi numerose caselle di posta puoi attivare la funzione di raccolta POP3 di altri account, per non dover continuamente switchare fra un account e l’altro.
- La posta tramite Client:
fra i tanti programmi che ho provato la mia preferenza va a Mozilla Thunderbird, per moltissimi motivi.E’ gratuito, supporta POP3 e IMAP, supporta la raccolta dei Feed RSS (funzionando quindi come un FeedReader, ma di questo ti parlerò più avanti), grazie all’estensione webmail permette di scaricare anche la posta di Libero, ha un filtro antispam che funziona egregiamente, permette di impostare firme multiple, di salvare tutte le impostazioni (account, profili, rubrica, messaggi) in un’unica cartella, e questo favorisce la “portabilità” dell’intero applicativo, ad esempio in un ambiente di Rete con dominio NT, oppure se usi un dual boot Linux/Windows potrai configurare Thunderbird per accedere sempre agli stessi dati seppur da sistemi operativi diversi.
- Abilitare l’email forwarding:
se hai un gestione 5,6 o anche 10 blog, invece di creare una casella di posta “info@dominio.it” per ogni sito, puoi impostare un forward che permetta di inoltrare la posta “info” su un’unica casella di posta, magari una casella@gmail.com che non ha certo problemi di spazio: in questo modo non devi gestire decine di caselle, ma con una sola mailbox potrai ricevere più comunicazioni con comodità… tra l’altro GMail può essere scaricato via POP3 e contemporaneamente mantenuto sui server online, per avere sempre a disposizione in duplice copia tutti i tuoi messaggi.
Ed infine, un quesito importante: quanto tempo dedicare alla gestione della corrispondenza?
Questa è una domanda soggettiva, ognuno di noi ha il proprio metodo e stile; però un designer/blogger professionista deve comunque comunicare tempestivamente con colleghi, clienti e amici, per dare idea di grande professionalità.
Certo che, se tieni il programma di posta aperto per tutto il giorno, il rischio è quello di passare l’intera giornata a leggere e rispondere alle email!
Ecco alcune delle strategie da me adottate per una migliore gestione della corrispondenza:
- tieni il client di posta aperto quando stai facendo attività “social”: in questo modo potrai interagire rapidamente a commenti, iscrizioni, post, domande rapide; una volta che hai letto le mail cestinale immediatamente;
- rispondi sempre subito alle domande che non necessitano di grandi riflessioni: eviterai di dimenticare in coda email relativamente “semplici”;
- crea una sottocartella o più cartelle organizzate per tema (blog, clienti, rinnovi, scadenze, ecc.) e prepara dei filtri di Thunderbird per smistare automaticamente la posta in arrivo;
- chiudi il client di posta quando stai scrivendo un nuovo post, studiando un layout, progettando una nuova grafica, scrivendo una newsletter, studiando o programmando in codice (html, php, ecc.) in questo modo eviterai distrazioni e potrai mantenere la massima concentrazion;
- dedica un momento unico alla stesura e relativa spedizione di preventivi, offerte, fatture, documenti importanti;
- programma il tuo Thunderbird per cancellare automaticamente i messaggi più vecchi di… soprattutto nelle sottocartelle che riguardano rinnovi e scadenze: è inutile conservare per anni una mail che ti avvisa che è scaduto un contratto di hosting di 6 anni fa; questa funzione si trova nelle “proprietà – politiche di conservazione”.
Infine: programma uno script di backup (ci sono ottimi programmini free) per fare automaticamente una copia periodica di tutto il contenuto di Thunderbird: come dicevo prima, esso utilizza un’unica cartella per tutte le informazioni, è quindi molto facile localizzarla e backupparla per dormire sonni tranquilli.
Spero che fin qui vi sia piaciuto questo approccio all’organizzazione del proprio tempo online.
Naturalmente ci tengo a sapere la vostra, per cui scrivete nei commenti indicando le vostre idee sull’argomento. Ci vediamo alla prossima puntata per la continuazione, con l’argomento: reperire e leggere le informazioni.
Autore: Nicola Boschetti, webmaster della web agency NBWeb.it, con la quale si occupa di realizzazione di siti web e internet marketing.
Docente di Web Design e di Reti & Networking, da qualche tempo ha trasformato il suo sito aziendale in un blog, per raggiungere e mantenere contatto con i suoi visitatori e clienti in modo più creativo e divertente.